Elementos a tener en cuenta en una reunión de negocios

Cuando concertamos una reunión con un cliente potencial, varios son los aspectos que vamos a tener que considerar, de los que dependerá, en buena parte, nuestro éxito o nuestro fracaso.

Tiempo de Espera:

Lo ideal es que lleguemos puntuales, incluso cinco minutos antes de la reunión. Según los usos de los negocios españoles, una espera de unos diez minutos puede ser tolerable. Se muy cuidadoso si tratas con clientes extranjeros. A los diez minutos puede que ya se hayan ido o, si todavía están esperando, que estés ante una situación imposible de reconducir.

Lugar:

¿Tu propia sala de juntas o uno de los mejores restaurantes de la ciudad? Nadie mejor que tú debería saber responder a esa cuestión. Dependerá de qué tipo de negocio quieres cerrar y cuál es el carácter de tus clientes. Tampoco es lo mismo tener una preciosa sala de juntas en lo alto de un edificio céntrico que un simple cuarto de reuniones apenas funcional. En cualquier caso, elegir el lugar adecuado va a ser fundamental para empezar con buen pie nuestra reunión.

Sentido del Humor:

Los negocios, aunque a veces lo parezca, no son un acto mecánico realizado por Robots. En las negociaciones y en las reuniones intervienen personas con muy diversas personalidades y formas de ser. Esto puede ser una ventaja y también un auténtico campo de minas. Como personas, somos sensibles a la interacción con los demás, al sentido del humor y a la confianza. Un exceso de frialdad puede minar nuestra credibilidad tanto como un exceso de confianza. Se delicado y, ante la duda, prudente.

Duración de la Reunión:

Te adelanto que el estándar europeo para una reunión suele ser de dos horas. Programa tu agenda para que tu interlocutor pueda mantener todo el tiempo la atención. Una vez hecho esto, ten en consideración el tipo de negocio ante el que nos encontramos. Puede exigir quince minutos o un fin de semana entero y un centro de convenciones a tu disposición. En todo caso, intenta afinar y no des la ocasión al cliente de pensar que está perdiendo el tiempo, o de que no ha recibido la suficiente atención.

Etiqueta:

¿Mangas de camisa o estricto traje y corbata? Una vez más va a quedar sujeta a tu criterio la elección de la etiqueta. En ciertos ambientes y profesiones, la relajación de dicha etiqueta se ve como algo habitual. Pero, si no estás convencido, es mejor no arriesgar, intentando dar una imagen pulcra y elegante de tu empresa y de ti mismo.

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